چگونه در خلال دورکاری، بهره‌وری بیشتری داشته باشیم؟

دورکاری عبارتی است که این روزها، به لطف حضور ویروس کرونا در جهان، بیشتر می شنویم. بسیاری از افراد در سراسر جهان، مجبور به ترک دفاتر کار بزرگ و مناسب خود و کوچ به گوشه ای از اتاق خواب، سالن پذیرایی و یا میز ناهار خوری شده اند. چیزی در حدود یک و سال نیم است که دورکاری شکل زندگی حرفه ای بسیاری از ما را تغییر داده است و حال با واکسیناسیون سراسری، به نظر می رسد بسیاری از شرکت های بزرگ دنیا علاقه ای به تغییر این منوال ندارند.

شرکت های بزرگی مانند فیسبوک و گوگل اعلام کرده اند که حتی در دوران پسا کرونا، بخش بزرگی از نیروهای کار خود را در خانه ها نگه خواهند داشت و روال دورکاری را ادامه خواهند داد. دورکاری هزینه به مراتب کمتری را برای شرکت ها به همراه دارد. هزینه های محل استقرار شرکت، بیمه کارمندان، آب و برق، نظافت و غذای کارمندان در خلال دورکاری به شکل قابل توجهی کاهش پیدا می کند و این به سود بسیاری از شرکت های نوپا می باشد.

چالش اصلی، متوجه کارمندانی است که مجبور هستند در گوشه ای از خانه خود، کار کنند و عملکرد خوبی از خود نشان دهند. بهره وری در خلال دورکاری، یکی از چالش های بزرگ کارمندان و دغدغه بسیاری از مدیران می باشد. ما در این مقاله، قصد داریم چند راه حل ساده را برای افزایش بهره وری کارمندان در خلال دورکاری، ارائه دهیم.

بهره‌وری در خلال دورکاری: آزادی بیشتر؟

بیاید به نیمه پر لیوان نگاه کنیم. کار کردن از خانه، آزادی بیشتری به شما می دهد. شما کنترل بیشتری بر روی فضا دارید، زمان خود را بهتر می توانید مدیریت کنید و رسیدگی به امور خانه و فرزندان در خلال دورکاری، آسان تر از زمانی است که پس از ساعت ها در ترافیک ماندن، به خانه باز گشته اید. با این حال تمامی این عوامل در مقطعی می توانند منجر به حواس پرتی و کاهش تمرکز شما نیز شوند. برای افزایش بهره وری در خلال دورکاری، راه حل های زیر می توانند به شما کمک کنند.

مانند یک موش فکر کنید! – ساکت ترین گوشه خانه را انتخاب کنید. شاید با خود بگویید که به کار کردن در فضاهای شلوغ و پر سر و صدا عادت دارید، اما باید توجه داشته باشید که صداهای موجود در خانه با صداهای بلندی که در یک کافه، رستوران یا حتی دفتر کار خود می شنوید، تفاوت دارند. شما نسبت به تمام صداهایی که در خانه می شنوید، وابستگی احساسی دارید.

صدای بازی بچه ها، صدای تلویزیون، صدای تلفن، صدای ماشین لباسشویی، صدای صحبت اعضای خانواده و یا صدای حیوان خانگیتان با عواطف و احساسات مختلفی در ذهن شما کدگذاری شده اند. شنیدن این صداها می تواند به راحتی حواس شما را پرت کند.

سعی کنید محل کار خانگی خود را در اتاقی به دور از اتاق بازی بچه ها و تلویزیون برپا کنید تا بتوانید در صورت نیاز، با بستن درب اتاق از سکوت به وجود آمده استفاده کنید. کار کردن بر روی میز ناهارخوری یا میز آشپزخانه، در حالی که تلویزیون اخبار و یا کارتونی را برای کودکان پخش می کند، بدترین انتخابی است که به هنگام دورکاری می توانید داشته باشید.

مرتب کردن میز کار – شلوغی میز کار، چه در خانه و چه در محل کار، یکی از مهم ترین عوامل حواس پرتی کارمندان است. هر روز میز کار خود را مرتب کنید و مطمئن شوید دیگر اعضای خانواده نیز از این قانون تبعیت می کنند.

از قرار دادن تعداد بسیار زیادی قاب عکس، مجسمه، گل و گیاه، تبلت، گوشی تلفن و مواردی از این قبیل بر روی میز کار که می توانند به عنوان تله های تمرکز شما شناخته شوند، دوری کنید. بدیهی است که با توجه به این اصل، کار کردن در میان انبوهی از بشقاب های کثیف صبحانه در آشپزخانه و یا در میان عروسک های بازی فرزندان، انتخاب های مناسبی نیستند.

فضای خانه – ما از محیط اطراف خود تاثیر می گیریم. قرار گرفتن در مکانی شلوغ، آشفته و کثیف به راحتی بخش بزرگی از فضای مغز ما را اشغال می کند و تمرکز و افزایش بهره وری در چنین مکانی، تقریباً غیر ممکن است. برای آنکه بتوانید بهره وری خود را در خانه افزایش دهید، یک برنامه منظم برای تمیز کردن خانه داشته باشید. این کار می تواند به آرامش ذهنی شما بسیار کمک کند.

از یک یا دو گلدان در محل کار خود در خانه استفاده کنید و یا در صورت تمایل، یک گلدان از گل های محبوب خود را بر روی میز کارتان قرار دهید. نگه داشتن گلدان ها در هنگام خستگی چشم ها به شما کمک می کند تا تنوع بصری بیشتری را تجربه کنید. میز کار خود را رو به پنجره قرار دهید تا در صورت خستگی بتوانید از منظره های بیرون لذت ببرد.

استفاده از رایحه خوب- فارغ از ایجاد یک فضای دلنشین برای کار، تحقیقات نشان داده است که بوی برخی از گیاهان می توانند بر روی بخش های مختلف عملکرد مغز تاثیر مثبت بگذارد. به عنوان مثال، بوی نعنا می تواند به شما انرژی ببخشد یا رزماری می تواند به افزایش تمرکز، بهره وری و انجام سریع تر و دقیق تر کار ها کمک کند. بوی پرتقال ضد اضطراب است و بوی گلها می تواند به آرامش شما کمک کند. از این امکان در محل کار خود در خانه استفاده کنید.

لیست کارها- هر شب قبل از خواب یا هر روز پس از بیدار شدن، یک لیست از تمام کارهایی که در روز باید انجام دهید، تهیه کنید. این لیست باید شامل تمام وظایف شما در خانه، امور شخصی و همچنین کارهایی باشد که درحوزه مربوط به کارتان باید انجام دهید. بررسی کنید که چه کارهایی در چه زمان هایی باید انجام شوند و برنامه شما برای انجام چه کارهایی منعطف تر است.

این کار به شما کمک می کند تا در بحبوحه روزهای شلوغ، مهم ترین وظایف و کارهای خود را فراموش نکنید و همچنین کنترل بهتری بر روی امور خانه و محل کار داشته باشید. همچنین این لیست از تداخل کارهای شخصی و زندگی حرفه ای جلوگیری می کند. به علاوه، خط زدن کارهایی که انجام داده اید در شب، می تواند به افزایش حس رضایت درونی شما بسیار کمک کند.

استراحت معنادار- به هنگام دورکاری مرز میان زندگی شخصی و حرفه ای از بین رفته است. کار در خانه برای عده ای به معنای کاهش بهره وری و عدم تمرکز و برای عده ای دیگر به معنای از بین رفتن زمان مفید استراحت است. برای ایجاد تعادل، در برنامه روزانه خود زمان هایی را برای استراحت در نظر بگیرید و تحت هیچ شرایطی در این زمان ها، کار نکنید. مغز ما برای حفظ تمرکز، خلاقیت و عملکرد بالای خود به استراحت نیاز دارد.

توصیه می شود که در این زمان از محل کار خود در خانه فاصله بگیرید، کمتر به سراغ شبکه های اجتماعی بروید و تلاش کنید در سکوت و آرامش چند دقیقه ای را بگذرانید. این کار به شما کمک می کند تا در طول روز، ضمن حفظ عملکرد بالای خود، نشاط و راحتی بیشتری را نیز تجربه کنید.

توصیه‌های ایلان ماسک به کارمندانش برای افزایش بهره‌وری در دورکاری

حال که نکات لازم برای افزایش بهره وری در هنگام دورکاری را بررسی کردیم، توجه خود را به محل کار و روابط حرفه ای جلب می کنیم. بهره وری، تنها متاثر از محل کار ما نیست، بلکه رفتارها و تعاملات ما با همکارانمان نیز می تواند نقش مهمی را در این زمینه ایفا کند. در این راستا، اخیرا ایلان ماسک، یکی از بزرگترین نام ها در صنعت تجارت، توصیه هایی را برای افزایش بهره‌وری کارمندانش، به آن ها ارائه داده است:

• به جلسات و ملاقات های طولانی نه بگویید: ماسک معتقد است که ملاقات های طولانی مانند یک طاعون در شرکت ها عمل می کنند. بهتر است از این نوع جلسات دوری کنید و اطلاعات لازم را در کمترین زمان میان اعضای گروه یا شرکت به اشتراک بگذارید.

• جلسات مکرر موثر نیستند: داشتن جلسات مکرر (مثلا هر روز) در صورت نبود موضوع فوری و یا ددلاین مهم، تنها زمان و انرژی کارکنان را از آن ها می گیرد. بنابراین این گونه جلسات را تنها به زمان های تحویل پروژه و یا کارهای مهم موکول کنید.

• اگر در جلسات آنلاین و حضوری مشارکتی ندارید، آنجا را ترک کنید: شرکت های پیشرو باید این فرهنگ را میان کارمندان و مدیران خود جا بیاندازند که ترک جلسه، به معنای بی ادبی نیست بلکه تلاشی در راستای صرفه جویی در زمان، هزینه و انرژی کارمندان است.

• ارتباطات موثر و توضیحات شفاف: زمانی که اعضای یک گروه بر روی یک پروژه خاص کار می کنند، با عبارت های مختصر شده، اصطلاحات و توضیحاتی از این قبیل آشنا هستند اما این امر برای تمام اعضای گروه یا شرکت صادق نیست. بنابراین در گزارشات خود و ارائه های عمومی، از کلمات مختصر شده استفاده نکنید. این کار سبب به هدر رفتن زمان جهت توضیحات بیشتر، منجر می شود.

• بدون در نظر گرفتن سلسله مراتب، مستقیما ارتباط برقرار کنید – مهم ترین عامل بروز مشکلات در شرکت ها، ارتباطات ضعیف میان شاخه های مختلف و درون گروه ها است. شرکت هایی در این زمینه موفق عمل کرده اند که جریان آزادی از ارتباطات و اطلاعات را در سازمان خود پایه گذاری کرده باشند.

در چنین سازمان هایی کارمندان، بدون در نظر گرفتن سلسله مراتب با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند. مدیران نیز در چنین شرایطی با مسئولین مستقیم و افرادی که مسئول کار هستند، ارتباط برقرار می کنند و این کار به شفافیت و بهبود عملکرد و بهره وری مجموعه کمک شایان توجهی می کند.  

انتشار در: