با تفویض اختیار به هر آنچه می خواهی می رسی

تفویض اختیار یا Delegation of Authority یکی از رایج‌ترین واژه‌ها در حوزه مدیریت است. لغت تفویض به معنای واگذاری است و زمانی که از تفویض اختیار صحبت می‌کنیم منظورمان این است که یک فرد، اختیار در یک اقدام یا یک تصمیم گیری را به فرد دیگری واگذار کند.

طبیعتاً در محیط سازمانی، تفویض اختیار به این معنا خواهد بود که یک مدیر بخشی از اختیارات خود را به فردی که در رده پایین‌تری نسبت به او قرار دارد واگذار نماید.

معمولاً مدیرانی که علاقه‌ای به تفویض اختیار ندارند، صرفاً انتظار دارند که اطرافیانشان مجری تصمیم های آن ها باشند و البته زیاد مشاهده می‌شود که هر پیشامد یا نتیجه نامطلوب را به اجرای ضعیف و نه به تصمیم گیری ضعیف مرتبط کنند.

رابطه تفویض اختیار و مدیریت زمان

بیشتر تکنیک‌‌های مدیریت زمان به نوعی به بحث واگذاری (Delegation) و تفویض اختیار اشاره می‌کنند و به آن توجه دارند. به عبارت دیگر، همه پذیرفته‌اند که بخشی از مشکل کمبود زمان را باید به «ضعف در تفویض اختیار» ربط داد و ریشه‌اش را در آن‌جا جست.

در ماتریس آیزن هاور گفته می‌شود که کارهای غیرمهم اما فوری خود را در صورت امکان به دیگران واگذار کنید. در تکنیک GTD تأکید می‌شود که کاری را به فهرست کارهای روزانه‌ی خود بیفزایید که امکان تفویض آن وجود ندارد.

نویسندگان حوزه‌ی بهره‌وری فردی هم غالباً بخشی از کتاب خود را به واگذاری و تفویض اختیار اختصاص داده‌اند. البته این را هم باید بگوییم که تفویض اختیار بیشتر در فضای کار تیمی و سازمانی معنا پیدا می‌کند و در حوزه‌ی عملکرد فردی، کمتر می‌توان از آن بهره برد.

تفویض اختیار

سه گام اصلی در فرایند تفویض اختیار

معمولاً گفته می‌شود که در تفویض اختیار، سه گام اصلی وجود دارد

گام نخست این است که به طرف مقابل بگوییم دقیقاً چه فعالیت‌هایی به او واگذار شده و باید چه کارهایی را انجام دهد. مثلاً مدیر فروش به کارشناس فروش خود می‌گوید که وظیفه‌ی راه‌اندازی یک غرفه‌ی فروش در یک نمایشگاه بر عهده‌ی او گذاشته شده است و باید این کار را از صفر تا صد انجام دهد. دومین گام این است که اختیارات لازم به فرد داده شود و دست او برای انجام فعالیت‌ها باز گذاشته شود. اگر قرار است پروژه‌ی راه‌اندازی یک غرفه‌ی فروش بر عهده‌ی کارشناس فروش گذاشته شود، باید اختیار طراحی غرفه، خرید تجهیزات، پرداخت هزینه‌ی کارگرها و انتخاب و استقرار فروشندگان در غرفه به او واگذار شود.

گام سوم تعیین معیارهای سنجش عملکرد و پاسخ‌گویی است. این‌که فرد دقیقاً بداند نسبت به چه چیزی پاسخ‌گو است و عملکردش بر اساس چه معیارها و شاخص‌هایی سنجیده می‌شود و چه خروجی‌ای از کار او انتظار می‌رود.

معمولاً مشکلات در تفویض اختیار زمانی به وجود می‌آیند که یک یا دو مورد از این گام‌ها انجام نمی‌شوند.

مثلاً فعالیت‌ها واگذار می‌شود و اختیارات هم اعطا می‌شود، اما گفته نمی‌شود که خروجی کار او دقیقاً بر اساس چه معیارهایی سنجیده خواهد شد. یا این‌که فعالیت‌ها واگذار می‌شود اما اختیارات لازم واگذار نمی‌شود. به عنوان مثال، یک مدیر از همکاران خود انتظار دارد که در مورد میزان فروش شرکت پاسخ‌گو باشند اما از سوی دیگر به آنها هیچ اختیاری در مورد تصمیم گیری و انتخاب شیوه‌های اجرایی فروش اعطا نمی‌کند.

هر کسی مهارت ها و شایستگی هایی دارد. هر کسی در انجام کارهایی موفق تر و مؤثرتر است. تفویض اختیار به این معنی است که مسئله و حل آن را به نزدیکترین فرد به مسئله و ماهرترین فرد در حل آن واگذار کنیم. تفویض اختیار ماهیت نظارت و کنترل را تغییر می‌دهد. مدیری که بخشی از اختیاراتش را تفویض می کند، باید این ظرفیت را هم داشته باشد که از کنترل جزء به جزء اقدامات و عملیات خودداری کند و به جای کنترل فرایند انجام کار، به تدریج به کنترل نتیجه و بازده بپردازد و البته در قبال منافع و امتیازات زیادی که از این کار عاید او و سازمانش می‌شود، حاضر به پرداخت هزینه های احتمالی، به ویژه در کوتاه مدت، هم باشد.

تفویض اختیار یکی از شیوه های مؤثر آموزش و تربیت مدیران آینده است. این تدبیر به سازمان امکان می دهد تا توانایی های افراد سطوح پایین تر را پیش از انتصاب آن‌ها به مناصب حساس ارزیابی کند. این ارزیابی از ریسک انتصابات می‌کاهد و از طریق انتخاب و انتصاب شایسته ترین ها سازمان را موفق تر می‌کند.

عمده‌ترین باورهای غلط

فراموش نکنید که همکوشی به معنای سازش و تسلیم شدن به طرف مقابل نیست. اگر با درنگ بیشتری به مسائل پیش رو بیندیشید پی می‌برید که اعتماد بالاترین شکل رفتار در انسان‌هاست. زمانی که اعتماد، اعتقاد و اطمینان در تیم وجود داشته باشد، برقراری ارتباط ساده می‌شود و اگر اشتباهی مرتکب شوید جمیع افراد به این دلیل که شما را می‌شناسند از اشتباه شما چشم‌پوشی می‌کنند. عمده‌ترین باورهای غلط در ذهن بعضی از مدیران سازمان‌های بزرگ و کوچک که مانع واسپاری امور به سایر منابع انسانی لایق در حوزه مدیریتی‌شان می‌شود، عبارت است از:

– درگیری شدید کاری در مدیریت و در نتیجه نبود فرصت کافی برای ارائه توضیحات در مورد نوع و روش اموری که قرار است به سایرین تفویض اختیار شود بنابراین با توجه به شرایط فوق هیچ‌گاه در محدوده مدیریت آنان، واسپاری صورت نمی‌پذیرد و این موضوع در حد یک فکر؛ ماه‌ها و سال‌ها بی‌سرانجام باقی می‌ماند.

– این دست از مدیران همیشه معتقدند اگر کارها را خودشان انجام دهند سریع‌تر به نتیجه می‌رسند و این یک امر طبیعی است چون از مهارت بالایی در آن رشته تخصصی برخوردارند ولی در درازمدت با مشکلات عدیده‌ای مواجه خواهند شد.

– آن ها معتقدند با واسپاری امور به سایر منابع انسانی، اطلاعات و گزارش‌های محرمانه حوزه مدیریت شرکت در اختیار سایر پرسنل قرار خواهد گرفت و این به مثابه نابودی تدریجی شرکت و سازمان خواهد بود.

– آنها معتقدند مدیریت از نگاه آنان اسراری است که نباید به راحتی کشف شود و در اختیار دیگران قرار گیرد زیرا من دوست دارم کارها به روش خودم به سرانجام برسد.

وظایفی که به هیچ وجه نباید با اصل تفویض اختیار به دیگران واگذار کنید

– برنامه‌ریزی، هدایت و امور انگیزشی سازمان تحت مدیریت

– ارزشیابی کمی و کیفی عملکرد کارکنان

– مدیریت مذاکرات پیچیده و حساس با مشتریان خاص و ویژه

– عزل و نصب نیروهای سازمانی و مشاوران شرکت

– پرهیز از هرگونه واسپاری پایین به بالا (یعنی عدم واگذاری هرگونه مسوولیتی به افراد بالادستی)

– همچنین توجه کنید قبل از آموزش روش‌ها و مهارت‌های موثر در واگذاری وظایف و اولویت‌بندی آن ها نسبت به واسپاری امور به کارکنان، خودداری کنید.

مدیری که می‌خواهد تفویض اختیار کند (این تفویض اختیار می تواند با هدف توسعه و تقویت شایستگی های کارکنان صورت گیرد یا به قصد جلب مشارکت و همراهی آن ها در اجرای برنامه ها یا با هر هدف دیگری) باید ریسک پذیر باشد، شکستها و اشتباهات احتمالی را تحمل کند و گاهی کوتاه مدت را فدای بلندمدت نماید. یکی از شیوه رایج یادگیری در دنیای امروز، به ویژه وقتی در صدد پرورش مدیران آینده سازمان هستیم این است که افراد را در معرض مسئولیت ها و مأموریت های چالشی قرار دهیم و به آنها اختیار تصمیم گیری بدهیم تا از طریق انجام دادن یاد بگیرند.

همان طور که گفته شد این کار مستلزم وجود روحیه ای در مدیران نیازمند وجود فرهنگی در سازمان است که آن را «فرهنگ پذیرای اشتباه» می نامند.

توانمندسازی و تفویض اختیار به معنی واگذاری هر اختیاری، در هر زمانی و به هر کسی نیست. نظریه اقتصایی در مدیریت حکم می‌کند که مدیر به اقتضای شرایط رفتار کند. رفتار مدیر در واگذاری بخشی از اختیار خود به کارمندانش هم باید به اقتضای شرایط و با توجه به موقعیت انجام شود و یکی از مهمترین عوامل تعیین کننده موقعیت بلوغ کارکنان» است. به این ترتیب مدیر باید سیاست خود را در تفویض اختیار متناسب با بلوغ کارکنانش تنظیم کند.

پاداش باعث تقویت و تکرار می شود

هر بار که فرایند تفویض اختیار به نتایج مثبت منجر شد هر دو طرف این  فرایند، یعنی مدیری که بخشی از اختیاراتش را واگذار کرده و کارمندی که اختیارات گسترده تری را تجربه کرده است تشویق به ادامه کار می‌شوند. و مدیری که می‌خواهد بخشی از اختیارات خود را به رده های پایین تر واگذار کند، باید درباره محدود شدن اختیار و اقتدار خود نگران نباشد. قدرت و اختیار ابزار مدیریت کردن است و هیچ کس ابزار کارش را به راحتی از دست نمی دهد. مدیران در صورتی تمایل به واگذاری اختیار به دیگران پیدا می کنند و در مقابل این سیاست مقاومت نمی کنند که اطمینان داشته باشند آنچه بعد از تفویض اختیار برایشان باقی می ماند، آن قدر کافی و کارساز است که مانع اعمال مدیریت مؤثر آن ها نخواهد شد.

یکی از انواع منابع قدرت هر کسی، از جمله مدیران، قدرت شخصی است. قدرت شخصی ارتباطی مستقیم با مقام و اختیار رسمی ندارد و ناشی از اطلاعات، تخصص، محبوبیت، مرجعیت، مقبولیت و ویژگی های کاریزماتیک دارنده آن است. هر چه یک مدیر به این منابع شخصی قدرت دسترسی بیشتری داشته باشد، نسبت به واگذاری بخشی از قدرت مقام و اختیار رسمی خود به دیگران مقاومت و نگرانی کمتری خواهد داشت و بعضی از مدیران نه تنها از سیاست تفویض اختیار به کارکنان به خوبی استفاده نمی‌کنند، و به همین دلیل درگیر مسائل روزمره و جزئی زیادی می‌شوند که آن ها را از کارهای اساسی تر باز می‌دارد، بلکه گاهی گرفتار پدیده منفی دیگری می‌شوند که آن را تفویض اختیار معکوس» می‌نامند. در چنین مواردی، کارکنانی که به هر دلیل مسئولیت پذیر نیستند و مایل نیستند مسئولیت اقدامات و تصمیمات خود را به عهده بگیرند و پاسخگوی آن باشند، این مسئولیت ها را به رده های بالاتر تحمیل می‌کنند و با نوشت جملاتی از قبیل «جهت استحضار و صدور دستور لازم» از خود سلب مسئولیت می نمایند مدیران موفق کاملا مراقب هستند که در دام چنین پدیده ای نیفتند.

انتشار در: